İnternet ve bilgisayarların insan hayatına bu denli etki ettiği modern dünyada birçok etkinlik ve uygulama da dijitalleşme eğilimi göstermektedir. Dijitalleşme sürecine dahil olmuş etkinliklerden birisi de faturalama işlemleridir. Faturalama işlemlerinin elektronik ortama taşınmasıyla birlikte e-arşiv fatura kavramı ortaya çıkmıştır. Elektronik hayata geçiş sonucunda oluşan e-arşiv fatura uygulamasına ilişkin olarak “E-Fatura nedir?”, “E-Faturaya nasıl geçilir?”, “e-fatura entegratörü nedir?” gibi sorular sıkça sorulmaya başlanmıştır.
E-Fatura Nedir?
Fiziksel olarak basılarak hazırlanan faturalara matbu fatura denir. Matbu faturaların kullanımları elektronik fatura sistemlerinin kullanılmasıyla birlikte azalmıştır. Faturaların elektronik olarak oluşturulması, düzenlenmesi, paylaşılması ve izlenilmesini sağlayan sisteme e-fatura uygulaması denir. E-Fatura uygulamasının en önemli kavramlarından biri olan elektronik fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş kriterlere göre düzenlenen e-belge niteliğinde bir çeşit fatura belgesidir. E-Arşiv fatura uygulaması, faturaların dijital ortamlarda oluşturulması, korunması, kaydedilmesi, raporlanması ve ibrazını kapsar.
E-Arşiv Nedir?
Tıpkı e-fatura gibi e-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından öngörülmüş kriterlere göre faturaların elektronik ortamda oluşturulması saklanması, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. Ancak e-arşiv ve e-fatura arasında birtakım farklar vardır. Bu farklar şu şekilde sıralanabilir:
- E-Arşiv’de faturalar hem elektronik hem de kâğıt çıktı olarak iletilebilir. E-Fatura’da faturalar yalnızca elektronik ortamda alıcısına iletilir; kâğıt çıktı alınmaz.
- E-Arşiv’de format zorunluluğu bulunmazken e-fatura’da UBL-TR formatı zorunludur.
- E-Arşiv’de belgeler mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanıp kaydedilir. Buna karşılık e-fatura’da zaman damgası olmaz.
- E-Arşiv’de Gelir İdaresi Başkanlığına yalnızca ay sonlarında bir rapor ile bilgi verilirken e-fatura’da gönderilen her fatura önce Gelir İdaresi Başkanlığına iletilir.
- E-Arşiv kullanıcıları özel entegratör ya da onay alarak kendi bilgi işlem sistemlerini kullanırlar. Ancak e-fatura’da ise GİB Portal, entegrasyon, özel entegratör yöntemlerinden biri kullanılır.
E- Faturaya Nasıl Geçilir?
Birçok kişi e-faturanın imkanlarından faydalanmak için e-faturaya geçme işlemi yapmak istemektedir. E-arşiv faturaya geçmek için çeşitli başvurma yöntemleri vardır. Başvurucuların çoğu, daha kolay ve hızlı olması sebebiyle özel entegrasyon yöntemiyle başvuru yolunu tercih ederek bir e-fatura entegratörü ile çalışır. NetBT, Gelir İdare Başkanlığından izin almış entegratörler arasında yer almaktadır.
E-Arşiv Fatura Başvurusunda Hangi Yöntemler Kullanılır?
Entegratör aracılığıyla başvuru yönteminin yanı sıra GİB Portal yöntemiyle ve bilgi işlem sistemiyle başvuru yapılabilmektedir. GİB Portal yöntemiyle başvuru yapılabilmesi için öncelikle yükümlülerin elektronik imza elde etmiş olmaları gerekir. Sonrasında elektronik imzalarını kullanarak GİB e-arşiv için başvuru yapmaları gerekir. Bilgi işlem sistemi ile başvuru yönteminde ise mükellefler, sahip oldukları bilgi işlem sistemlerini kullanarak başvuruda bulunurlar.
E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Sorgulanır?
Başvuru yapıldıktan sonra başvurunun Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanması gerekir. Onaylanmanın sorgulanması ise https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/sorgula.jsp adresi üzerinden yapılır.
E-Fatura Nasıl Görüntülenir?
E-Arşiv fatura görüntüleme işlemini hızlı ve kolay şekilde yapabilmek için bir danışmanlık şirketiyle çalışmakta fayda vardır. NetBT, e-fatura görüntüleme hizmetini uygun ve güvenilir şekilde sunan şirketlerden birisidir.
E-Fatura Entegrasyonu Nedir?
E-Fatura Entegrasyonu, e-fatura uygulaması çerçevesinde başvuru yapmak isteyen kişilerin tercih edebileceği başvuru yollarından birisidir.
E-Fatura Entegratörü Nedir?
E-Fatura entegrasyonu yöntemiyle e-arşiv fatura sistemine başvuru yapan kişiler adına e-fatura, e-defter, e-arşiv fatura, e-irsaliye gibi elektronik kayıtları oluşturmaya yetkili aracı kurumlara e-fatura entegratörü denir. Bu kurumlar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilirler. NetBT, GİB tarafından yetkilendirilmiş saygın entegratör kurumlardan birisidir.
E- Fatura Nasıl Gönderilir?
E-Fatura sorgulama işlemi, “efatura.gov.tr” adresi üzerinden yapılabilir. Mükellefler, bu web sitesine vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarası ile giriş yaparak e-fatura sorgulama işlemlerini gerçekleştirebilirler.
E-Arşiv Faturaları Neden Önemlidir?
Faturalar, hem müşteriler hem de tedarikçiler açısından hukuki sonuç doğuracak niteliktedirler. Bu sebeple e-fatura sistemi, işletmelerin titizlikle üzerinde durulması gereken konulardan birisidir.
